Trots op: De Nationale Bijscholingsdag

Tessa Bos-Muskee werkt sinds vier jaar bij Kenniscentrum WMO als teamleider op de commerciële binnendienst. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor de organisatie van meerdere Nationale Bijscholingsdagen per jaar voor zowel het label Wmo Consulenten Nederland als Jeugdprofessionals Nederland. Een groot evenement waar Tessa iedere keer ontzettend veel energie van krijgt en samen met het hele team vol trots op terugkijkt.

Sinds begin 2017 is Tessa werkzaam bij Kenniscentrum WMO, waar ze destijds is gestart als Adviseur opleidingen. Na haar opleiding Media & Entertainment Management en een minor in Event Management, was zij klaar voor het werkende leven. “Tijdens mijn opleiding heb ik alle tools en handvatten meegekregen om een team te kunnen leiden. Tijdens mijn tussenjaar als verzekeringsadviseur heb ik ontzettend veel geleerd over klantcontact en klantenbinding. Deze ervaringen gecombineerd, maakte dat ik heel goed wist hoe ik de binnendienst in wilde richten.” Mede dankzij Tessa is de binnendienst ingericht waarmee het hart van de organisatie een feit werd. “Vanuit de binnendienst wordt alles geregeld; van planning tot administratie, van klantcontact (telefonisch/per mail/chat) tot marketing en communicatie. Dit is een hele afwisselende functie en het geeft mij ontzettend veel uitdaging om dit allemaal in goede banen te leiden.” Drie jaar geleden is vanuit Kenniscentrum WMO het label WMO Consulenten Nederland ontstaan. “In Nederland zijn veel consulenten werkzaam binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning die hiervoor geen officiële opleiding hebben gevolgd. Daarnaast zijn er ook veel Wmo consulenten die hiervoor wel een opleiding hebben gevolgd maar onvoldoende actuele kennis van zaken hebben. Helaas is er binnen gemeenten nagenoeg geen toezicht of de kennis van deze consulenten op peil blijft. De oorzaak voor dit probleem ligt bij het feit dat er geen structurele bijscholingsprogramma’s beschikbaar zijn.

Met de jaarlijkse NationaleBijscholingsdag wilden wij hier verandering in brengen. Het doel van de Nationale Bijscholingsdag is om actuele kennis en kunde te halen, diverse vaardigheden vanuit de praktijk te leren en op deze manier up-to-date te blijven met alle ontwikkelingen binnen het werkveld. Daarnaast staan ervaringen uitwisselen en kennis delen centraal.” Anno 2020 is het vak Wmo consulent nog altijd geen erkend beroep en heeft daarmee geen beroepsvereniging. “Vanuit WMO Consulenten Nederland maken wij ons hiervoor hard. We zijn met diverse partijen in gesprek om dit zelf op te gaan richten.” Eind 2018 is naast WMO Consulenten Nederland ook het label Jeugdprofessionals Nederland opgericht. “Het klonk natuurlijk een beetje vreemd om te zeggen dat we vanuit Kenniscentrum WMO ook Jeugdprofessionals opleiden. Tevens werd de Nationale Bijscholingsdag voor Wmo consulenten zo’n groot succes dat we dit ook voor Jeugdprofessionals wilden gaan organiseren. We hebben toen besloten een apart label op te richten om hiermee ook in de leerbehoefte van Jeugd-en gezinsprofessionals te kunnen voorzien. De Nationale Bijscholingsdag kreeg daarmee een landelijke uitstraling voor zowel Wmo consulenten als Jeugd-en gezinsprofessionals. Ik ben ontzettend trots op ons hele team waarmee we dit gerealiseerd hebben.”

Organisatie Nationale Bijscholingsdag

De Nationale Bijscholingsdag wordt drie keer per jaar georganiseerd voor gemiddeld 220 tot 250 deelnemers per editie. “In 2017 ben ik gestart met de organisatie van de Nationale
Bijscholingsdag. Een groot evenement waar veel bij komt kijken. Wat veel mensen dus ook niet weten, is dat wij ons al maanden van tevoren bezighouden met de voorbereidingen hiervan. Maanden van tevoren worden locaties al vastgelegd, worden voorkeuren besproken, wordt contact gelegd met workshopleiders en openingssprekers. Dit is nodig omdat locaties al ver van tevoren zijn volgeboekt. Ook sprekers hebben hun agenda vaak maanden van tevoren al gevuld met allerlei seminars. Dit maakt dat je ver vooruit moet denken.” In de aanleg naar een Nationale Bijscholingsdag heeft de binnendienst veel contact met de sprekers, standhouders en de deelnemers. “Ik heb daarnaast ook veel contact met de openingsspreker, de locatie, maar ook bijvoorbeeld met de vormgeving en drukker voor het maken van materialen.” Zo’n twee weken van tevoren is het altijd hard werken voor het hele team om alles weer klaar te maken voor een Bijscholingsdag. “Tijdens deze twee weken zorgen we dat alle sprekers en standhouders op de hoogte zijn van alle details, zorgen we dat deelnemers hun e-ticket krijgen met alle laatste informatie, worden welkomstpakketten, presentaties, goodiebags en bedankjes voor de sprekers klaargemaakt. Ook worden alle benodigde materialen klaargelegd en ingeladen in de auto’s door middel van een inpaklijst. Daarnaast zorg ik ervoor dat er een uitgebreid draaiboek is voor iedereen. Hierin staat alle informatie voor de hele dag; van workshopruimtes tot dieetwensen, van plattegronden tot telefoonnummers. Alles is hierin terug te vinden. Dit is dus ook een heilig boek voor mij deze dag, want op zo’n dag moet ik alles weten en moet ik kunnen delegeren,” vertelt Tessa lachend.

Intensieve werkdag

Op een Nationale Bijscholingsdag gaat de wekker van de organisatoren al vroeg. “We organiseren deze dag ieder jaar in Zwolle, Utrecht en Den Bosch. Ons kantoor is gevestigd in Meppel. Dat betekent wanneer we naar Utrecht of Den Bosch gaan, voor veel collega’s de wekker al om half 5 ’s morgens gaat. We verzamelen met elkaar in Meppel en rijden dan samen naar de locatie. Zodra we daar rond half 8 ’s morgens binnenkomen, begint het opbouwen.” Hiervoor is een strak opbouwschema gemaakt, waarbij iedereen zijn/haar verantwoordelijkheden heeft. “Je ziet dat naarmate we dit vaker organiseren, iedereen steeds beter in zijn/haar rol komt. Iedereen weet steeds beter wat er moet gebeuren en wat er verwacht wordt. Van tevoren heb ik een uitgebreide briefing met het hele team op kantoor waarin ik alle details bespreek.” Voor het opbouwen is slechts een uur de tijd. “Veel deelnemers komen van ver en arriveren dus al op tijd. Dit betekent dat wij rond half 9 alles opgebouwd moeten hebben. Mede door het strakke opbouwschema is dit haalbaar. Zodra alle collega’s op hun plek staan, te denken valt aan de inschrijfbalies en stands, maak ik een ronde langs alle workshopruimtes om ervoor te zorgen dat ook hier alles klaarstaat. We ontzorgen onze sprekers op een Nationale Bijscholingsdag volledig. Dit betekent dat wij zorgen dat alle presentaties klaarstaan en dat alles werkt, maar ook dat hand-outs klaarliggen en dat er een hele dag een buddy aanwezig is bij een spreker.” Een buddy heeft als taak om de gehele workshop bij te wonen en te zorgen dat alles naar wens is. “We merken daardoor dat een spreker zich niet bezig hoeft te houden met apparatuur en techniek, maar zich alleen maar hoeft te focussen op het overdragen van kennis. Hierdoor kunnen we ervoor zorgen dat het optimale leerrendement eruit wordt gehaald.”

Tijdens een Nationale Bijscholingsdag heeft de deelnemer de mogelijkheid om meerdere workshops te volgen. “We hebben altijd een zeer uitgebreid en gevarieerd aanbod. Hierdoor is er voor iedereen iets interessants te vinden. Het is een volledige dag waarbij veel kennis en kunde gehaald kan worden.” De deelnemers kunnen tussendoor genieten van heerlijke tussendoortjes, een rijkelijke lunch en na afloop een borrel. “Ook organiseren we vaak een Energizer na de lunch. Je merkt dat dit meestal een inkakmoment is voor veel mensen. Zo hebben we al eens een lach-energizer gehad en de laatste keer hadden we Afrikaanse heren die het publiek kwamen opzwepen met djembés en leuke danspasjes. Je merkt dat de mensen hier weer energie van krijgen om vervolgens het middagprogramma in te gaan.” Na afloop van een hele dag kennis halen, komen deelnemers naar de netwerkborrel. “We vinden het belangrijk dat mensen de dag samen kunnen afsluiten. Veel mensen praten nog na over wat ze die dag geleerd/gehoord/gezien hebben. Hier ontstaan vaak mooie verbindingen, ook integraal.” Ook voor de organisatieleden is dit vaak een moment waarbij de ontlading komt. “Natuurlijk niet zolang er nog veel deelnemers zijn, maar zodra iedereen weg is…” lacht Tessa. “Ja, dan hebben wij ook vaak de ontlading. We hebben hier dan natuurlijk maanden met elkaar naartoe gewerkt. Het is dan heel mooi om te zien dat iedereen blij, moe en voldaan is na zo’n dag. We proosten dan samen op een geslaagde dag, waar we met z’n allen trots op terug kunnen kijken. Of ik dan ook trots ben? Ontzettend trots natuurlijk! Ik vind het mooi om te zien hoe we dit iedere keer weer als team neerzetten en waarbij ik het voorrecht heb om dit allemaal te mogen leiden en aansturen. Een groot evenement met meer dan 220 mensen, waarbij iedereen kennis en kunde haalt maar het ook echt ervaart als een dagje uit. Een mooier compliment kun je niet krijgen, toch?”

Evalueren

Het evalueren van een dag als deze is van groot belang. Er zijn natuurlijk altijd mensen die niet helemaal tevreden zijn. “Wij doen er natuurlijk alles aan om ervoor te zorgen dat de
professionals een geheel verzorgde dag hebben waarbij ze maximale kennis kunnen halen. Natuurlijk zijn er ieder evenement punten van verbetering. Wij monitoren dit iedere editie. Dit is van groot belang, omdat we het hoogst haalbare resultaat willen behalen als het gaat om de beleving van de deelnemers en kennis en kunde delen. Bij de uitloop krijgen de deelnemers altijd een presentje van ons, bijvoorbeeld in de vorm van het nieuwe Handboek Wmo/Jeugdhulp of een goodiebag.” Dit presentje krijgen ze uiteraard niet zomaar; hiervoor moeten zij eerst het evaluatieformulier invullen. “Dit biedt ons de mogelijkheid om echt goed te kunnen evalueren na zo’n dag. Op dit formulier wordt ingezoomd op zowel de hele organisatie van de dag (locatie, eten, vindbaarheid etc.) als op het inhoudelijke gedeelte van deze dag. Er zijn altijd punten van verbetering. Gelukkig is ons klachtenpercentage minimaal en nemen we alle feedback en opmerkingen elke keer serieus mee in onze evaluaties. Na iedere Nationale Bijscholingsdag organiseren we in de week erna een evaluatiemoment met het gehele team. Dit is nodig omdat iedereen op zo’n dag van alles ziet en hoort. Om dit allemaal goed mee te kunnen nemen, bespreken we alles na. We realiseren ons goed dat als we dingen veranderen, andere mensen hier misschien weer niet blij mee zijn. Een score van 100% is het streven maar dat is eigenlijk onmogelijk. Dat de score iedere keer weer hoog is, maakt ons heel blij!